Corona Virus Disease 2019 (Covid-19) sebagai pandemic dunia telah mengubah tatanan kehidupan manusia dalam berbagai bidang tak terkecuali yaitu bidang pendidikan. Seperti yang kita ketahui akibat dari covid-19 ini Pemerintah Indonesia di awal Maret 2020 telah mengeluarkan berbagai kebijakan antara lain pembelajaran yang awalnya berlangsung tatap muka antara pendidik dengan peserta didik diubah menjadi pembelajaran dalam jaringan/online learning. Tentu saja kebijakan ini membawa pengaruh besar dalam proses pembelajaran baik untuk Perguruan Tinggi Negeri maupun Perguruan Tinggi Swasta se Indonesia.
Kebijakan pembelajaran secara online ini bukanlah hal yang baru bagi Universitas Terbuka sebagai Universitas Pelopor sistem belajar terbuka dan jarak jauh yang berdiri mulai tahun 1984. Sejak Covid-19 mewabah di Indonesia, Universitas Terbuka telah menjalin kerjasama dalam memberikan bantuan pembelajaran pada perguruan tinggi baik negeri maupun swasta untuk online learning. Sesungguhnya hal ini pun sejalan dengan kebijakan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Mendikbud) Nadiem Makarim yang meluncurkan program “Kampus Merdeka” agar lebih mudah bergerak dalam rangka mempermudah generasi bangsa dalam memperoleh pembelajaran yang salah satunya adalah pembelajaran dalam jaringan.
Surat Edaran Rektor Universitas Terbuka Nomor 12721/ UN31/KP.11.00/2020 Tanggal 13 Maret 2020 tentang Pencegahan Penyebaran Corona Virus Disease (Covid-19) dan Nomor 14973/UN31.WR.1/PK.02.03/2020 Tanggal 7 April 2020 tentang Kebijakan Layanan Akademik UT dalam Situasi Covid-19 memuat Kegiatan Tutorial Tatap Muka (TTM) digantikan dengan Tutorial Webinar (Tuweb). Tutorial Webinar (Tuweb) adalah modus tutorial yang bersifat sinkronus (pada saat bersamaan) dan non-contiguous (tidak berdampingan), di mana interaksi antara tutor dengan mahasiswa dan mahasiswa dengan mahasiswa dilakukan secara tatap muka di ruang/tempat yang berbeda-beda dengan menggunakan aplikasi Web Meeting (Microsoft Teams) yang terkoneksi dengan jaringan Internet. Pelaksanaan Tuweb untuk setiap kelas tutorial didukung dengan pemanfaatan WhatsApp Group (WAG) untuk membantu kemudahan dan kecepatan pemberian bimbingan, penyampaian balikan, dan komunikasi antara tutor dan mahasiswa serta mahasiswa dengan mahasiswa dengan menggunakan PC/Laptop atau HP.
UPBJJ UT Bengkulu selalu berusaha memberikan layanan bantuan belajar yang terbaik bagi mahasiswa sesuai dengan situasi dan kondisi dari mahasiswa itu sendiri. Kebijakan Tuweb sebagai pengganti TTM merupakan salah satu wujud pengoptimalisasian layanan bantuan belajar yang diberikan UT pada mahasiswa dimasa pandemic ini. Sebab, penggunaan aplikasi Microsoft Teams sangat membantu komunikasi mahasiswa dengan para tutor dalam menjalani perkuliahan yang terkendala dengan pembatasan berkumpul secara bersama-sama di satu tempat.
Sejak beredarnya Surat Edaran Rektor Universitas Terbuka berkenaan tentang kebijakan layanan akademik UT dalam situasi covid-19 ini, Direktur UPBJJ UT Bengkulu Ibu Dr Yumiati, M.Si dengan sigap mensosialisasikan aplikasi Microsoft Teams pada seluruh staff UT Bengkulu sebagai media komunikasi dalam situasi Work from Home (WfH). Sosialisasi yang diadakan melalui rapat webinar sekaligus memperkenalkan aplikasi Microsoft Teams tanggal 27 Maret 2020 dimulai dari kelompok kecil Penanganan Tuweb yang melibatkan Manajer Tutorial dan bahan Ajar Ibu Dwi Kristanti, S.Sos., M.PA., Manajer Registrasi dan Asesmen Bapak Hasrul Izwan.,S.IP., Manajer Umum dan Keuangan Ibu Lenie Desliesa, S.E., staff bidang IT UT Bengkulu, serta seluruh dosen dan beberapa staf UT Bengkulu yang memiliki sumbangsih demi kelancaran Tuweb.
Setelah sosialisasi dalam kelompok kecil telah dilaksanakan menggunakan aplikasi Microsoft Teams, selanjutnya diadakan pelatihan bagi seluruh staff UT Bengkulu berkenaan cara mengakses Microcoft Teams sebagai media tutorial webinar. Pelatihan penggunaan fitur Teams ini dipimpin langsung oleh Direktur UT Bengkulu Ibu Dr. Yumiati., M.Si yang materinya disampaikan oleh Bapak Desca Marwantoni selaku ahli IT UT Bengkulu. Pelatihan pelaksanaan tuweb ini memuat langkah-langkah cara masuk ke dalam Webinar, mengakses fitur-fitur yang tersedia pada aplikasi, serta memanfaatkan fitur Time, Video, Audio, Share, More Actions, Share Desktop, More Action, Show Conversation, Show Participants, dan Hang up.
Tujuan diadakan pelatihan pada staf UT Bengkulu agar seluruh staf mampu memanfaatkan Microsoft Teams dengan baik guna kelancaran pelayanan WfH sebagai kebijakan baru dari pemerintah. Selain itu, pelatihan ini bertujuan agar nantinya para staf UT Bengkulu dapat memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan Tuweb yang dilaksanakan mulai 18 April 2020. Pelaksanaan Tuweb dilaksanakan sebanyak 4 sesi, setiap sesi terdiri dari 2 kali pertemuan selama 120 menit dengan memanfaatkan waktu semaksimal mungkin untuk diskusi antara mahasiswa dan tutor terkait materi-materi yang masih sulit untuk dipahami. Sejak dikeluarkan keputusan tentang Tuweb pengganti TTM, selama 2 minggu sebelum Tuweb berlangsung dimanfaatkan untuk mensosialisasikan kebijakan baru ini pada seluruh mahasiswa dan tutor melalui berbagai media seperti whatsapp, facebook, instagram, youtube dengan harapan pelaksanaan Tuweb dapat terlaksana dengan baik. Selanjutnya, pihak UT Bengkulu mengadakan pelatihan tutor selama 5 (lima) hari yang terdiri dari 2 (dua) sesi pagi dan siang dengan tujuan agar tutor benar-benar memahami tata cara pelaksanaan tuweb melalui Microsoft teams dengan baik.
